Iratrendezés szabályai
Ahhoz hogy egy folyamat hosszú távon működőképes, és hatékony legyen, arra van szükség, hogy az egyes részfolyamatok és a folyamatokban résztvevők feladatai, felelőssége szabályozva legyen. Mindez igaz az iratrendezésre is, hiszen ahhoz, hogy az iratrendezés valóban az adott cég eredményes működését szolgálja, szükséges egy átfogó iratrendezési szabályzat, amely tartalmazza
- a cége működése során keletkezett dokumentumok kezelésére irányuló szabályokat
- e szabályok módszertanát és
- a kapcsolódó feladat- és hatásköröket.
Az iratrendezés szabályait még az iratrendezés megkezdése előtt le kell fektetni, és az iratrendezés első lépésétől az utolsóig az iratrendezés szabályainak megfelelően kell eljárni. Csak így biztosított, hogy az iratrendezés szabályai valóban hozzájáruljanak cége és munkatársai hatékony mindennapi munkájához.
Iratrendezési szabály tartalma
Az iratrendezési szabályzatban minden fontos benne van, aminek betartása mellett egy igazán hatékony iratrendezés kivitelezhető. Hiszen az iratrendezési szabály tartalmazza
a különböző dokumentumok, számlák és szerződések nyilvántartásának és rendszerezésének módját
- a dokumentumok biztonságos őrzésének és tárolásának módját,
- a dokumentumok segédletekkel való ellátását,
- az egyes dokumentumok megsemmisítésének, leselejtezésének feltételeit,
- az archiválási folyamat szabályait és
- a dokumentumok irattárazásának menetét.
Az iratrendezési szolgáltatás keretén belül garantáljuk, hogy az iratrendezési szabályok az iratrendezés folyamatának első lépésétől egészen az iratkezelés során kiadott iratokig 100%-osan be vannak tartva, így cége iratrendezése egyszerre:
- segíti hozzá cégét a hatékony működéshez
- megfelel a törvényi és biztonsági előírásoknak és
- megvédi cége bizalmas iratait, adatait az illetéktelenekkel szemben.
Legyen vállalkozásának iratrendezése partnerünkként professzionális, tudja meg a részleteket mihamarabb, kérje szakértő kollégáink személyre szabott tájékoztatását ide kattintva:
